使用微软powerbi可以快速、轻松地可视化政府财务数据
             

使用Microsoft Power BI快速、轻松地可视化政府财务数据

多亏了像Power BI这样的工具,现在吸收、分析和可视化数据比以往任何时候都要容易. 在接下来的教程中,我将向你展示如何使用政府数据来快速了解更多博悦注册登录弗吉尼亚州联邦的支出和收入.  We’ll be learning how to import financial data, visualize that data on a series of graphs, 并使用Power BI强大的内置工具来探索数据. With just a few straightforward steps, 您将能够探索2016财年弗吉尼亚所有的收入和支出,从最高级别到单个州机构项目和基金.

在过去几年里,许多政府和公共组织通过提供活动和财政数据来提高透明度. 理解所有这些数据并不困难. Tools like Microsoft Power BI 提供了直接的方式来吸收数据,并提供了熟悉的类似Microsoft office的界面的快速洞察力.

In this case, 我将探讨弗吉尼亚州的政府支出和收入数据. This data set is provided as a service from the Commonwealth’s Data Point portal. I’ve chosen to focus on historical data 2016财年,即2015年7月至2016年6月. 该数据结构良好,并提供描述性资源,以跟踪各机构的支出和收入, fund, and program.

这些数据描述了中国的资金流入和流出, 但可以很容易地代表您自己的个人或企业财务数据. After this tutorial, 人们可以很容易地构建一个仪表板来监控历史财务状况,甚至预测未来的财务表现.

This data is from a historical archive,而更近期的数据则存放在 Data Point portal that includes some on-age analysis and charts, 但是它也可以在外部工具中导出和分析.

在这个练习中,我将下载以下文件:

The expenditures data outlines the agency, the vendor that was paid, the amount of the transaction, and the date of transaction. 收入数据包括代理机构、收到的金额、基金名称和项目名称. Data Crosswalk提供的数据有助于将支出和收入数据中的数字代码与实际机构联系起来, fund, and program names.

下载上述文件后,将其内容解压缩到您可以轻松访问的位置. 你会发现支出数据包括2016财政年度每个季度的CSV文件,并且在数量上比收入数据大得多.

数据交叉文件包括几个Excel电子表格,但在本练习中,我们只关心每个表格的第一个选项卡.

我们将从启动Power BI开始,点击主屏幕上的“获取数据”按钮.

Part 1: Importing Expenditure Data

First let’s import the data for expenditures:

  • Select “Folder” on the list of data sources. This will import all files for a given folder, and in this case, 我已经把所有的支出数据提取到它自己的文件夹里了.

  • Click the “Connect” button
  • 点击“浏览器”,然后找到你提取支出数据文件的文件夹,点击“确定”

  • Click “Combine & Load”

  • Click OK in the “Combine Files” window

  • Now click on the ‘edit queries’ button. 我们将把“Amount”列从标准的数字数据格式更改为用于货币的固定的十进制格式.

  • Click on the ‘1.点击“数量”栏左上角的2 '按钮,调出格式选择

  • 选择“替换当前”以覆盖当前的格式选择

  • Click “close & apply” to save the changes

  • This should return you to the main Power BI Report view

我们刚刚成功导入了全州所有机构2016财年的全部支出数据. We selected the files where our data was stored, slightly altered the data format, and applied our changed. 导入和格式化数据是任何数据分析工作中最重要的一步. Clean, well-structured data makes analysis much easier!

Part 2: Import Revenue Data

Now let’s import the data for revenues:

  • Click the “Get Data” button

  • Click the “Text\csv” item

  • Click connect
  • 导航到您提取收入数据的位置. Select it and click “Open”

  • 点击“编辑”-我们将改变“金额”列格式,从普通十进制到标准十进制,再到固定十进制,以显示货币值.

  • 点击“替换当前”来更改当前的列类型
  • Click close & apply
  • You are once again returned to the main report view

现在,我们将支出和收入数据导入到Power BI模型中.

第3部分:使用数据穿越文件创建数据关系

数据导入的最后一步涉及到data Crosswalk文件. These will help to describe the data 这是在先前完成的两次演习中引入的. 在本练习中,您将看到Power BI如何自动尝试创建跨所有导入源的相关数据之间的映射.

Let’s get started:

  • Click “Get Data”
  • 从数据源列表中选择“Excel”,点击“连接”
  • 单击“加载”从保存数据穿越文件的位置选择一个文件
  • Select “Agency Code Crosswalk”
  • 单击复选框只导入电子表格的“导出工作表”选项卡
  • 如果在预览部分向右滚动,您将看到Power BI检测到一个额外的列. 在完成导入之前,我们将点击“edit”按钮来删除它.
  • In the window that appears, 右击右边最后一列标题,选择“remove”.

  • Click “Close and Apply”
  • You will be returned to the main report view
  • 单击关系视图,您将看到Power BI检测到收入和支出数据中的代理关键列与我们刚刚导入的代理数据中的代理关键列之间的关系. Power BI会自动找到这个关系,因为两个数据源共享相同的列名. 这允许我们根据支出/收入中的代理键列从数据穿越文件中检索代理名称.

  • 重复上述步骤,直到导入Data Crosswalk文件中包含的所有Excel文件. 您不需要导入“源代码交叉通道”,因此您可以跳过该文件进行演示.
  • 当这四个crosswalk文件被成功导入时,它应该像这样:

  • 为了清晰起见,我们将为数据穿越重命名数据源. 默认情况下,它假定导入它的工作表的名称, 所以我们有几个名为“外部工作表”,这不是很有描述性.

  • 右键单击每个人行横道数据源的标题,然后单击“重命名”。. 将其从“外部工作表”重命名为基于数据有意义的内容. For example: “Agencies”,” Sub-Programs”, etc.
  • 一旦一切都清理干净,它应该看起来像这样:

现在,我们已经导入了所有的数据,定义了关系,并准备好了使用这些数据. This is the hardest part of any data analysis endeavor.

Part 4: Visualizing the Data

让我们做一些图表,这样我们就可以看到数据可以告诉我们弗吉尼亚是如何分配费用的.  让我们返回到“Report”视图,看看我们能得到什么.

报告视图提供了许多可视化数据的功能. 您将看到您导入的所有内容都可以在“Fields”部分中找到, 在“可视化”部分有各种类型的图表和图表.

Visualize the Expenditures:

  • Click on the clustered column chart. This will insert a blank chart into your report.

  • 现在拖动“Amount”列到图表属性的“Values”部分. The chart should update.

  • 然后从数据交叉通道中找到Agency数据——将“AGY_AGENCY_NAME”拖到Axis属性. 图表将再次更新,现在每个机构显示一个条形图, 条形图的价值是基于该机构所有支出的总和吗.
  • 现在,从支出数据中找到“凭证日期”列到“Axis”属性,并将其放在“AGY_AGENCY_NAME”下。

  • 这将再次更新图表,这样你就可以深入到数据中,查看每个机构每年的支出, quarter, month, and day.
  • 您可以通过右键单击任何一栏并选择“向下钻取”来钻取任何机构的支出。. 您可以继续这样做,直到您到达最低的日期过滤,即“日”。.

  • 你可以选择使用“切片器”控件添加一个熟悉的类似表单的界面,而不需要右键单击每个栏.

  • In this example, 我已经添加了一个切片器,它允许您过滤由数据交叉通道提供的所有内容, and also filter based on date ranges. Additionally, I have added additional columns that can be drilled down, 因此,你可以深入研究一个机构的数据,然后看看每个基金或项目是如何在其中分配的.

我们刚刚创建了一个漂亮的、易于浏览的仪表盘,这样我们就可以深入研究支出数据. 切片器可视化允许我们在广泛的类别上过滤数据, 这能让我们在条形图中看到非常广泛的数据还是看到非常具体的数据, 甚至连个别机构的项目和一年中的日子也不例外.

Wow – that’s a lot to process. 尝试将相同的概念应用到您自己的收入数据中,生成以下报告:

仪表板的这个页面使用了与支出数据相同的概念, 只是为了显示流入的交易而不是流出的交易.

Want to take it a step further?

使用您刚刚学到的知识,您可以创建自己的报告,将收入和支出可视化在一个图表上! 进一步的实验可能包括一份报告,为每个州机构找出收入最高的供应商,甚至找出一年中收入最高的一天.

这只是对使用Power BI分析公共可用数据的众多方法之一的一个快速概述. 我邀请您进行实验,找到您自己对这个数据集的见解,或者使用您自己的见解!

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Chris Malpass
Chris MalpassCore Contributor

克里斯·马尔帕斯是一位经验丰富的软件开发人员和数据极客,他是弗吉尼亚州汉普顿路的本地人. 作为一名马拉松顾问,克里斯对自己能快速学习和应用新技能感到自豪. 作为开源世界的资深人士,Chris现在专注于构建基于 .NET framework and Microsoft products. 当克里斯不帮助我们的客户解决复杂的问题时, he’s likely traveling with his family, reading, 或者用他的老式相机在这片区域探险.

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